Делегирование: что это и как это правильно делать

Что такое делегирование?

Умение делегировать — навык, полезный не только в работе, но и в быту. При этом важно помнить, что между делегированием и поручением есть существенная разница. Поручение — это когда вы дали кому-то (несложное) задание, но сами не намерены участвовать в его выполнении. Делегирование — это намерение перенаправить на кого-то свои заботы, что требует от вас не только четкого указания сроков и результатов, но и контроль за выполнением обозначенных задач.

Мудрые руководители придерживаются правила нобелевского лауреата Вудро Уилсона: «Я использую не только свой мозг, но и все, что могу позаимствовать». Ориентир на поговорку: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам» — проклятие амбициозного лидера, и, если вы желаете достичь успеха, вам необходимо выкинуть этот принцип из головы. Многих менеджеров преследует мысль, что никто, кроме них, не способен нормально справиться с работой, но пока они не избавятся от этой навязчивой идеи, доступ к высшим карьерным ступеням будет для них заблокирован.

Как правильно делегировать?

Делегирование полномочий — важный инструмент грамотного менеджера, который служит развитию как самого босса, так и подчиненных. Для чего руководителю необходимо вводить делегирование? Благодаря делегированию ответственности руководитель освобождает время для решения стратегических вопросов, повышая собственную продуктивность, обучаясь полагаться на сотрудников и предоставляя им возможность наработать опыт в самостоятельном решении деловых задач. В быту делегирование обязанностей разгружает от чрезмерных забот и помогает в воспитании детей. Или супругов, кому что важнее.

Какие задачи управления не делегируются?

Главные ошибки делегирования — это непосредственно отказ от такой практики и делегирование не напрямую, а через другого сотрудника. Также существуют задачи, которые нельзя делегировать в процессе управления — к примеру, передавать функции руководителя, срочные и слишком сложные задачи. Также, делегируя свои полномочия, руководитель сначала должен разобраться в задаче самостоятельно и убедиться, что на ее реализацию у подчиненных будет достаточно времени.

Вот пять основных принципов, которые помогут наладить эффективный процесс делегирования полномочий.

1. Выясните, какие из полномочий могут быть делегированы.
Эффективное делегирование — это планомерный процесс, который начинается с выбора передаваемых обязанностей. Определите, какие задачи подлежат делегированию в первую очередь. Воспроизведите — в уме, а лучше текстом — свой список задач и разделите его на два дополнительных: 1) то, что вам придется делать в одиночку и 2) то, что другие могут сделать за вас. Все, что попадет во второй список, представляет собой возможность делегирования.

2. Выберите подходящего исполнителя.
Эндрю Карнеги среди прочих мудростей однажды выдал такую истину: «Секрет успеха не в том, чтобы делать свою работу, а в том, чтобы найти подходящего человека, который сможет ее выполнять». Ключ к поиску «заместителя» — соответствие навыков и серьезное отношение к поставленной цели. Еще один лайфхак: поручите весь объем забот по конкретной задаче одному человеку. Это повышает его/ее ответственность, мотивацию и также учит делегировать, если нужно.

3. Определите сроки и результаты.
Не только проговорите их устно, но и направьте информацию в письменном виде — в рабочем мессенджере или электронном письме. Дайте исполнителю четкую информацию о том, что, почему, когда, кто и где. Не решайте за него/нее вопрос «как» — назначайте задачу, а не метод выполнения. Когда цель ясна, сотрудник волен использовать собственные способности и ресурсы для ее достижения, которые, возможно, эффективнее тех, что доступны вам.

 4. Назначьте даты промежуточных отчетов.
Изначально оговорите даты ожидаемого фидбэка о ходе выполнения проекта. Первый этап обратной связи: отчеты о загрузке и результатах ваших подопечных — все, что они сделали на прошлой неделе, план действий на следующую, сопутствующие проблемы. Второй: встреча или созвон в тот же день, чтобы обсудить положение дел. Так вы сможете держать руку на пульсе событий и вовремя определять потребность в помощи.